PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang masalah.
Apotek K-24 merupakan bisnis yang
telah banyak digeluti, banyak apotek telah berdiri.Gideon Hartono adalah orang
yang mendirikan apotek K-24. Dalam mendirikan apotek K-24 ada inovasi lain yang
membuat apotek K-24 berbeda dengan apotek kebanyakan. Di apotek K-24 tersedia
layanan jasa pengiriman obat, jasa konsultasi dengan apoteker dan konsultasi
layanan gratis.
Gideon Hartono, yang juga seorang
dokter ini, pertama kali membuka apoteknya di Yogyakarta pada tahun 2002.
Menurut Gideon , selain motif bisnis, pendirian apotek K-24 ini juga mengusung
idealism, antara lain memberikan pelayanan kepada masyrakat untuk mendapat
kemudahan mencari obat.
Apotek K-24 adalah kegiatan yang
bergerak dibidang farmasi yang berdiri pada tahun 2002 sebagai apotek yang
beroperasi 24 jam yang berhasil mendapat tempat di hati masyarakat Yogyakarta
dalam waktu yang relative sangat singkat sehingga pada akhir tahun 2004 telah beroperasi
4 (empat) toko di Yogyakarta dan 1 (satu) gerai di Semarang. Komitmen untuk
menyerahkan pelayanan yang terbaik dengan harga yang tetap sama pada pagi,
siang, malam, hari biasa maupun hari libur telah membuahkan hasil yang sangat
menggembirakan.
Faktor lain yang mendukung
keberhasilan ini adalah komitmen semua staff “Apotek K-24” yang telah
menjadikan “Apotek K-24” sebagai apotek 24 jam yang mampu beroperasi 365/366
hari setahun alias tidak pernah tutup sehingga pada tahun 2005 meraih
penghargaan dari MURI (Musium Rekor Indonesia) sebagai “Apotek Jaringan pertama
di Indonesia yang buka nonstop 24 jam.”
1.2 Permasalahan
1.2.1 Identifikasi masalah
Berdasarkan latar belakang di atas,
maka kami mengidentifikasikan masalah sebagai berikut :
1. Apa
visi dan misi dari apotik K-24 ?
2. Bagaimana
struktur organisasi dan uraian tugas wewenang ?
3. Bagaimana
dengan proses bisnis yang dilakukan ?
4. Bagaimana cara
mempertahankan kepuasan pelanggan ?
1.2.2 Pembatasan Masalah
Dilihat dari latar belakang dan
identifikasi masalah dalam makalah ini, maka masalah yang akan dibahas hanya
terbatas pada bagaimana cara mengorganisasikan suatu usaha apotik yang berjalan
dengan baik.
1.2.3 Perumusan masalah
Dilihat dari identifikasi masalah
dan pembatasan masalah, maka perumusan makalah ini adalah : “Bagaimana cara
menjalan usaha apotik dapat berjalan dengan baik ?”
1.3 Tujuan
Adapun tujuan makalah ini dilakukan
adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui bagaimana cara menjalankan usaha yang
baik dan benar.
2. Untuk meningkatkan kualitas pelayanan yang baik.
1.4 Manfaat
Adapun manfaat dalam makalah ini
adalah diharapkan dapat menambah wawasan dan pengalaman terutama dalam
bagaimana cara menjalankan usaha apotik dengan baik.
ISI
2.1 Sejarah Perusahaan .Apotek K-24
Cabang Cipondoh
A. Landasan Hukum Pendirian
Perusahaan
|
1. Akta Pendirian Perusahaan
a. Nomor
akta
: 13
b.
Tanggal
: 11 mei 2009
c. Nama
Notaris
: Mahmud Said, S.H.
|
|
2. Akta Perubahan Terakhir
a. Nomor
akta
: 2
b.
Tanggal
: 10 Agustus 2009
c. Nama Notaris
: Dra. Rahmanita Rusli, SH.
|
B. Pengurus
1. Komisaris PT. Yenindra Niaga Raya
|
No
|
Nama
|
No. KTP
|
Jabatan Dalam Badan Usaha
|
|
1
|
Yelin Herlina, S.Kom.
|
09.5206.580976.0285
|
Komisaris Utama
|
|
2
|
Jati Hendra, SE
|
09.5206.270386.0054
|
Komisaris
|
2.Direksi PT. Yenindra Niaga Raya
|
No
|
Nama
|
No. KTP
|
Jabatan Dalam Badan Usaha
|
|
1
|
Yesi Lambangsari, SE,MM
|
09.5206.700174.0240
|
Direktur Utama
|
|
2
|
Drs. Kiagus Muhamad Jafar
|
09.5206.030896.5508
|
Direktur
|
C. Data Administrasi
|
1. Nama
Perusahaan
: PT. YENDRA NIAGA RAYA
|
|
2. Alamat Kantor
Cabang
: Jl. KH. Hasyim Ashan N0. 28E,
Cipondoh Tangerang
No.
Telepon
: ( 021 ) 5549073
No.
Faxmail
: ( 021) 5549109
E-
mail
: yesy3074@gmail.com
|
D. Izin Usaha
1. No. Surat Izizn
Usaha
: 3449/1.824.221/0709
2. Masa Berlaku Izin
Usaha : 28 juli
2014
3. Instansi Pemberian Izin
Usaha : Dinas
Koperasi Usaha Mikro, Kecil, dan
Menengah dan Perdagangan Provinsi
DKI Jakarta
2.2Visi dan Misi Apotek K-24
2.2.1Visi Apotek K-24
1. Menjadi
merek nasional yang menjadi pemimpin pasar bisnis apotek di negara Republik
Indonesia, melalui apotek jaringan waralaba yang menyediakan ragam obat yang komplit,
buka 24 jam termasuk hari libur, yang tersebar di seluruh Indonesia.
2. Menjadi
merek nasional kebanggan bangsa Indonesia yang menjadi berkat dan bermanfaat
bagi masyarakat, karyawan-karyawati dan pemilik.
2.2.2Misi Apotek K-24
Misi-misi yang dimiliki Apotek K-24
dalam tujuan mencapai visi perusahaan adalah:
1. Menyediakan
pilihan obat komplit, setiap saat, dengan harga sama pagi-siang-malam dan hari
libur : Apotek K-24 melayani masyarakat selama 24 jam perhari 7 hari perminggu
dengan memberlakukan kebijakan harga yang tetap sama pada pagi hari, siang
hari, malam hari maupun hari libur.
2. Menyediakan
kualitas pelayanan yang prima: Apotek K-24 senantiasa mempelajari dan
mengusahakan peningkatan kualitas pelayanan untuk memaksimalkan tingkat
kepuasan para pelanggan dan penerima waralaba.
2.3Struktur Organisasi dan Uraian
Tugas dan Wewenang.
2.3.1 Struktur Organisasi
2.3.2 Uraian Tugas dan Wewenang
Adapun tugas dan tanggung jawab
masing-masing bagian pada struktur
Apotek K-24 adalah sebagai berikut:
1. Direktur/PSA
1) Pemilik Sarana Apotek (PSA)
adalah pemilik perusahaan.
2) PSA adalah yang
memperkerjakan para staff Apotek K-24.
3) PSA berhak menerima dan
memberhentikan karyawannya.
4) Pada umumnya yang menjadi
Direkutr (PSA) adalah Penerim Waralaba atau orang yang diberi mandate oleh
Penerima Waralaba untukmelaksanakan manajemen umum dari gerai waralaba yang
bersangkutan.
5) Tanggung jawab meliputi :
a) Mewakili perusahaan dalam beragam
kegiatan non-teknis kefarmasian, kegiatan teknis kefarmasian merupakan wewenang
dan tanggung jawab
b) Melakukan rekrutmen, bila perlu
perlu Pemberi Waralaba akanmembantu.
c) Menentukan kebijakan kepegawaian
menurut ketentuan Pemberi Waralaba.
2. Apoteker Pengelola Apotek (APA)
1) Apoteker Pengelola Apotek (APA)
adalah pelaksana dan penanggung jawab operasional harian Apotek K-24.
2) APA dibantu oleh APP (Apoteker
Pendamping).
3) Mengisi daftar hadir (manual).
a. Form presensi perorangan.
b. Apabila terlambat, maka mengisi
Form Daftar Orang Terlambat/DOT.
4) Mengenakan seragam, ID Card ,
memperhatikan penampilan (untuk wanita tak berjilbab dan berambut panjang
memakai hair net ).
5) Melakukan serah terima :
a) Memeriksa masalah yang mungkin
muncul, yang ditulis dalam Communication Log Book.
b) Memastikan permasalahan tersebut
sudah selesai Jika belum selesai, maka lakukan rencana penyelesaian pelayanan.
6) Memeriksa Email dan surat-surat
penting, serta me-reply yang mendadak dan penting untuk di-reply
7) Memeriksa (cek) kebersihan apotek
a. Memeriksa Form Checklist
Ekspedisi Harian dan Checklist Ekspedisi Mingguan-Bulanan
8) Mengelola keuangan
a. Memeriksa laporan keungan dan
omzet harian
i. Menanyakan kepada bagian keuangan
apakah telah melakukan setoran keuangan, menghitung omzet harian, membuat
laporan keuangan
ii. Menganalisa fluktuasi omzet
harian
b. Memeriksa (cek) secara acak struk
penjual “Batal” akibat kesalah cetak struk oleh kasir
i. Lakukan evaluasi terhadap kinerja
kasir yang bersangkutan, catat dalam Form Evaluasi dan Pembinaan Karyawan
c. Membuat Laporan Keuangan untuk
Franchisee (FSEE)
i. Laporan laba-rugi (bulanan dan
akhir tahun)
ii. Laporan neraca (bulanan dan
akhir tahun)
d. Menghitung tuslah secara
periodik, serta membagi ke dalam 3 bagian, yaitu cadang (untuk obat yang rusak,
hilang, Expired Date ), dikirim ke bagian manajemen, dan dibagi untuk karyawan
i. Disediakan SoftwareTuslah.xls
9) Kepegawaian :
a. Melakukan rekrutmen karyawan
bersama FSEE (direktur)
b. Melakukan Meeting Bulanan di
tingkat outlet
i. Evaluasi mengenai efektivitas
pelayanan dan kepuasan pelanggan
ii. Membahas masalah dan aktivitas
kerja yang terjadi dalam satu bulan, kecuali harus diselesaikan segera
iii. Form Meeting Bulanan
c. Membuat jadwal karyawan untuk 1
bulan ke depan
i. Form Pengaturan Jadwal Karyawan
d. Memberi kebijakan permohonan
libur/izin/cuti (per-shift ) karyawan (sebelum pembuatan jadwal)
i. Form Permohonan libur/izin/cuti
e. Mengatur pertukaran/pergantian
jadwal kerja dan libur/izin/cuti karyawan (setelah pembuatan jadwal)
i. Form Permohonan Shift
ii. Form Permohonan Pergantian Jadwal
libur/izin/cuti
f. Memberi perintah/penugasan lembur
untuk karyawan
i. Form Penugasan Lembur
g. Menggantikan tugas kasir pada
saat kasir sedang ISHOMA (istirahat, shalat, makan)
h. Evaluasi dan pembinaan karyawan
(pencatatan pada buku pembinaan dengan disepakati karyawan dan APA, serta
dilaksanakannya tes product knowledge secara periodik)
i. Form Evaluasi dan Pembinaan
Karyawan
ii. Flow Chart Tes Product Knowledge
i. Pembayaran gaji (dilakukan setiap
tanggal 24)
i. Form Serah Terima Gaji
j. Pembayaran tuslah
i. Form Serah Terima Tuslah ada di
SoftwareTuslah.xls
k. Penilaian kedisiplinan karyawan
i. Form Rangking Daftar Orang
Terlambat
10) Pengendalian stok
a. Melakukan Perencanaan Stok Opname
i. Tanggal 25-30, setiap 2 bulan
ii. Flow Chart Stok Opname
iii. Form Stok Opname
b. Memeriksa (cek) stok obat
psikotropika dan narkotika secara periodik
i. Disediakan Form cek obat
psikotropika secara periodik/mingguan
ii. Form cek obat narkotika secara
periodik/mingguan
c. Merencanakan pembelian obat
supaya kesediaan barang selalu terjaga
11)
Filing
a. Surat-surat penting apotek (SIA,
SP, HO, dll)
b. Mengumpulkan data karyawan
c. Membuat database karyawan (rekam
medis pasien secara sederhana)
i. Flow Chart Membuat rekam medis pasien
secara sederhana
d. Membaca Buku Tamu (yang diisi
oleh pasien/pengunjung) stiap 3 hari sekali, setelah itu direkap dan diparaf
oleh APA. Himbauan, saran , dan kritikan dari Buku Tamu; mohon untuk dapat
segera di follow up dan disosialisasikan kepada seluruh karyawan.
12) Yang
Dapat didelegasikan kepada APP dan AA :
a. Memantau pemisahan faktur obat
bebas, bebas terbatas dan obat keras dari faktur psikotropika dan narkotika
b. Memnatau pengelolaan resep
meliputi rekap, pemisahan dan pemusnahan
i. Form Rekap Resep Harian
13) Laporan
secara periodik (bulanan) ke dinas kesehatan dan BPOM
a. Laporan psikotropika, narkotika
b. Laporan penggunaan OGB (Obat
Generik Berlogo)
c. Laporan tenaga kerja farmasi
14)
Kehumasan
a. Mewakili institusi Apotek K-24
cabang Cipondoh, Tangerang dalam berbagai acara
pelatihan, seminar, dan lain-lain .
15) Tara
timbangan secara periodik (1 tahun)
a. Flow Chart tara timbangan
16)
Pengendalian dan penjaminan mutu ( Quality Assurance ) sesuai SOP
a. Pemantauan dokumentasi dibalik
resep dengan menyerahkan paraf petugas yang menghitung, meracik, dan
menyerahkan resep serta waktu pelayanan, hal ini bertujuan untuk meminimalkan
kesalahan dan meminimalkan waktu tunggu pasien
b. Pada saat resep telah disetujui
oleh pasien, jika terdapat obat yang termasuk golongan psikotropika, maka nama
obat ditandai warna orange/kuning, sedangkan untuk obata golongan narkotika
nama obat ditandai warna merah
i. Dokumentasi Pelayanan Resep
17)
Dokumentasi kesalahan dan problem solving -nya yang terjadi dalam pelayanan
a. Menganalisa kesalahan terjadi
dari pihak pasien atau apotek
b. Menganalisa kesalahan tersebut
disadari dari pihak pasien atau pihak apotek
c. Menyerahkan penyelesaian yang
menyerahkan kepuasan pasien (meminta maaf atas kesalahn yang terjadi dan
menyerahkan kesan yang baik sehingga pasien akan tetap menjadi pelanggan)
i. Flow Chart Penanganan Kesalahan
yang Terjadi di Apotek : yang menyadaari kesalahan dari pihak pasien
ii. Flow Charta Penanganan Kesalahan
yang Terjadi di Apotek : yang menyadari kesalahan dari apotek
d. Jika berhubungan dengan laporan
keuangan, komunikasikan dengan bagian keuangan (misalnya jika harus retur)
18)
Menentukan stadar waktu tunggu untuk pelayanan resep non racikan 15 menit dan
pelayanan resep racikan 25 menit (pada kondisi normal-standar)
19) Menjaga
kualitas produk dengan cara menjaga stabilitas obat dan memonitor waktu expired
obat
a. Form Daftar Expired Date /ED Obat
b. Pelatihan karyawan secara
periodik
20)
Memantau pelayanan obata secara rasional dengan memperhatikan keamanan,
ketepatan dosis, ketepatan pasien, ketepatan harga, kenyamanan serta waspada
terhadap efek samping obat (sesusai dengan refrensi yang berlaku di Indonesia)
21)
Pelayanan Konsultasi, In form asi, dan Edukasi (KIE) Obat
22)
Monitoring Efek Samping Obat (didokumentasikan secara baik sehingga mudah
dalam melakukan Follow Up )
a. Flow Chart Monitoring Efek
Samping Obat
b. Form Monitoring Efek Samping Obat
3. Apoteker Pendamping (APP)
1) Apoteker Pendamping (APP)
bertugas membantu APA
2) Mengisi daftar hadir (manual)
a. Form presensi perorangan
b. Apabila terlambat, maka mengisi
Form Daftar Orang Terlambat/DOT
3) Mengenakan seragam, ID Card ,
memperhatikan penampilan (untuk wanita tak berjilbab dan berambut panjang
memakai hair net)
4) Melakukan serah terima :
a) Memeriksa masalah yang mungkin
muncul, yang ditulis dalam Communication Log Book
b) Memastikan permasalahan tersebut
sudah selesai
i. Jika belum selesai, maka lakukan
rencan penyelesaian pelayanan
5) Memeriksa secara acak stok barang
minimal 10 item, dengan menyesuaikan jumlah fisik dan jumlah terdapat dalam
kartu stok
a. Lihat contoh Form Kartu Stok
Manual
6) Memeriksa obat narkotika dengan
cara menyesuaikan jumlah fisik, jumlah yang terdapat dalam Kartu Stok Manual,
serta jumlah yang terdapat dalam form serah terima narkotika
a. Lihat contoh Form Serah Terima
Narkotika
7) Memeriksa Email dan surat-surat
penting, serta me-reply yang mendadak dan penting untuk di-reply
8) Memeriksa (cek) kebersihan apotek
a. Memeriksa Form Checklist
Ekspedisi Harian dan Checklist Ekspedisi Mingguan-Bulanan
9) Mengelola keuangan
a. Memeriksa laporan keungan dan
omzet harian
i. Menanyakan kepada bagian keuangan
apakah telah melakukan setoran keuangan, menghitung omzet harian, membuat
laporan keuangan
ii. Menganalisa fluktuasi omzet
harian
b. Menghitung tuslah secara
periodik, serta membagi ke dalam 3 bagian, yaitu cadang (untuk obat yang rusak,
hilang, Expired Date ), dikirim ke bagian manajemen, dan dibagi untuk karyawan
i. Disediakan contoh Rumus
Perhitungan Tuslah
10) Kepegawaian :
a. Melakukan Meeting Bulanan di
tingkat outlet
i. Evaluasi mengenai efektivitas
pelayanan dan kepuasan pelanggan
ii. Membahas masalah dan aktivitas
kerja yang terjadi dalam 1 bulan, kecuali harus diselesaikan segera
iii. Form Meeting Bulanan
b. Membuat jadwal karyawan untuk 1
bulan ke depan
i. Form Pengaturan Jadwal Karyawan
c. Memberi kebijakan permohonan
libur/izin/cuti (per-shift) karyawan (sebelum pembuatan jadwal)
i. Form Permohonan libur/izin/cuti
d. Mengatur pertukaran/pergantian
jadwal kerja dan libur/izin/cuti karyawan (setelah pembuatan jadwal)
i. Form Permohonan Shift
ii. Form Permohonan Pergantian
Jadwal libur/izin/cuti
e. Memberi perintah/penugasan lembur
untuk karyawan
i. Form Penugasan Lembur
f. Menggantikan tugas kasir pada
saat kasir sedang ISHOMA (istirahat, shalat, makan)
g. Membantu APA dalam pembayaran
tuslah
i. Form Serah Terima Tuslah
11) Pengendalian stok
a. Melakukan Perencanaan Stok Opname
i. Tanggal 25-30, setiap 2 bulan
ii. Flow Chart Stok Opname
iii. Form Stok Opname
b. Memeriksa (cek) stok obat
psikotropika dan narkotika secara periodic
i. Disediakan Form cek obat
psikotropika secara periodik/mingguan
ii. Form cek obat narkotika secara
periodik/mingguan
c. Merencanakan pembelian obat
supaya kesediaan barang selalu terjaga
12) Yang dapat didelegasikan kepada
AA :
a. Memantau pemisahan faktur obat
bebas, bebas terbatas dan obat keras dari faktur psikotropika dan narkotika
b. Memantau pengelolaan resep
meliputi rekap, pemisahan dan pemusnahan
i. Form Rekap Resep Harian
13) Laporan secara periodik
(bulanan) ke dinas kesehatan dan BPOM
a. Laporan psikotropika, narkotika
b. Laporan penggunaan OGB (Obat
Generik Berlogo)
c. Laporan tenaga kerja farmasi
14) Kehumasan
a. Mewakili institusi Apotek K-24
cabang Cipondoh, Tangerang dalam berbagai acara pelatihan, seminar, dan
lain-lain
15) Tara timbangan secara periodik
(1 tahun)
a. Flow Chart tara timbangan
16) Pengendalian dan penjaminan mutu
( Quality Assurance ) sesuai SOP
a. Pemantauan dokumentasi dibalik
resep dengan menyerahkan paraf petugas yang menghitung, meracik, dan
menyerahkan resep serta waktu pelayanan, hal ini bertujuan untuk meminimalkan
kesalahan dan meminimalkan waktu tunggu pasien
i. Contoh cara penandaan resep
ii. Dokumentasi pelayanan resep
b. Pada saat resep telah disetujui
oleh pasien, jika terdapat obat yang termasuk golongan psikotropika, maka nama
obat ditandai warna orange/kuning, sedangkan untuk obata golongan narkotika
nama obat ditandai warna merah
i. Dokumentasi Pelayanan Resep
17). Dokumentasi kesalahan dan
problem solving -nya yang terjadi dalam pelayanan
a. Menganalisa kesalahan terjadi
dari pihak pasien atau apotek
b. Menganalisa kesalahan tersebut
disadari dari pihak pasien atau pihak apotek
c. Menyerahkan penyelesaian yang
menyerahkan kepuasan pasien (meminta maaf atas kesalahn yang terjadi dan
menyerahkan kesan yang baik sehingga pasien akan tetap menjadi pelanggan)
i. Flow Chart Penanganan Kesalahan
yang Teradi di Apotek : yang menyadaari kesalahan dari pihak pasien
ii. Flow Chart Penanganan Kesalahan
yang Terjadi di Apotek : yang menyadari kesalahan dari apotek
d. Jika berhubungan dengan laporan
keuangan, komunikasikan dengan bagian keuangan (misalnya jika harus
retur)
18) Menentukan
stadar waktu tunggu untuk pelayanan resep non racikan 15 menit
dan pelayanan resep racikan 25 menit
(pada kondisi normal-standar)
19) Menjaga
kualitas produk dengan cara menjaga stabilitas obat dan memonitor
waktu expired obat
a. Form Daftar Expired Date /ED Obat
b. Pelatihan karyawan secara
periodik
20)
Memantau pelayanan obata secara rasional dengan memperhatikan keamanan,
ketepatan dosis, ketepatan pasien, ketepatan harga, kenyamanan serta waspada
terhadap efek samping obat (sesusai dengan refrensi yang berlaku di Indonesia)
21)
Pelayanan Konsultasi, In form asi, dan Edukasi (KIE) Obat
22)
Monitoring Efek Samping Obat (didokumentasikan secara baik sehingga mudah dalam
melakukan Follow Up )
a. Flow Chart Monitoring Efek
Samping Obat
b. Form Monitoring Efek Samping Obat
4. Asisten Apoteker (AA)
1) Asisten Apoteker (AA) bertugas
membantu APA sekaligus sebagai Customer Service
2) Mengisi daftar hadir (manual)
a) Form presensi perorangan
b) Apabila terlambat, maka mengisi
Form Daftar Orang Terlambat/DOT
3) Mengenakan seragam, ID Card ,
memperhatikan penampilan (untuk wanita tak berjilbab dan berambut panjang
memakai hair net)
4) Melakukan serah terima
a) Masalah yang mungkin ada, yang
tertulis dalam Communication Log Book AA
i. Disediakan contoh Form
Communication Log Book AA
b) Hutang obat
i. Disediakan contoh Form Transaksi
Hutang Obat
c) Stok narkotika, dengan
menyesuaikan jumlah fisik, jumlah dalam kartu stok, dan jumlah dalam Form Serah
Terima Narkotika
i. Disediakan contoh Form
Kartu Stok Manual
5) Melayani penjualan obat resep dan
non-resep
a. Disediakan Flow Chart Pelayanan
Resep, Keterangan Flow Chart Pelayanan Resep dan Flow Chart Pelayanan Non-Resep
6) Bersama APA/APP, bertanggung
jawab dalam pembelian antar apotek
7) Menyiapkan obat
a. Menimbang bahan baku
i. Flow Chart Menimbang Bahan Baku
b. Meracik obat resep
i. Flow Chart Meracik Obat
c. Mencuci Peralatan Racik
i. Flow Chart Mencuci Peralatan
8) Melayanin penjualan resep dan
non-resep melaui telepon atau fax, untuk pasien dan non-pasien
a. Flow Chart Delivery Order
b. Form Buku Antar Pasien
c. Form Buku Antar Non-Pasien
9) Pengendalian stok
a. Meng update kartu stok (kartu
stok disesuaikan dengan fisik)
i. Form Kartu Stok
b. Membuat laporan stok yang kurang
dari batas maksimal pencatatan di buku habis ( defecta )
i. Form Buku Defecta Reguler
10) Menerima barang dari supplier
serta melakukan cek Expired Da te ( ED ) dan batch number sesuai dengan faktur
a. Flow Chart Penerimaan Barang dari
Supplier
11) Menyetok barang yang telah
diterima dari supplier , menyesuaikan dengan kartu stok dan menata obat yang
baru datang di outlet ataupun gudang
12) Menata kembali barang (obat)
yang telah digunakan, serta mengembalikan ke tempat yang seharusnya
13) Menjaga kebersihan dan kerapian
ruangan racik
14) Membantu AA Pembelian dalam
melakukan entry data master
a. Flow Chart Entry Data Master
15) Membantu AA Pembelian dalam
melakukan entry data pembelian
a. Flow Chart Entry Data Pembelian.
5. Assisten Apoteker (AA)
Pembelian
1) Staff pembelian merangkap AA
bertugas membantu APA dalam
melakukan
dan memonitor pembelian obat
2) Mengisi daftar hadir
a) Form presensi perorangan
b) Apabila terlambat, maka mengisi
Form Daftar Orang Terlambat/DOT
3) Mengenakan seragam, ID Card ,
memperhatikan penampilan (untuk wanita tak berjilbab dan berambut panjang
memakai hair net)
4) Kebutuhan obat cito (obat yang
harus segera digunakan pasien)
5) Memeriksa barang habis di defecta
regular
6) Menyusun faktur yang masuk
7) Melakukan pembelian ke supplier
(melakukan deal dengan supplier dan membuat SP)
a) Flow Chart Pembelian Obat ke
Supplier
8) Menerima barang dari supplier
a) Flow Chart Penerimaan Barang dari
Supplier
9) Mengin form asikan jika ada
barang baru yang sudah tersedia di apotek (plus in form asi harga) kepa APA/APP
dan outlet Apotek K-24 yang lain
10) Entry pembelian dan retur
pembelian ke program
11) Mengelola barang stok di gudang
( First ED Firsh Out/FEFO )
12) Mengelola stok kadarluarsa di
Buku In form asi Kadarluarsa sampai 2 tahun ke depan
a) Melakukan Daftar ED
b) Form Retur ED
13) Melakukan labeling harga
a) Flow Chart Labeling Harga
14) Memeriksa (cek) barang yang belum
datang, disesuaikan dengan buku defecta regular
15) Mengisi daftar hadir
6. Bagian Administrasi Umum
1) Admistrasi bertugas menangani
pencatatan voucher dan keluar masuknya uang.
2) Mengisi daftar hadir
a) Form presensi perorangan
b) Apabila terlambat, maka mengisi
Form Daftar Orang Terlambat/DOT
3) Mengenakan seragam, ID Card ,
memperhatikan penampilan (untuk wanita tak berjilbab dan berambut panjang
memakai hair net)
4) Menyiapkan keperluan uang tunai
a. Memisahkan uang modal kasir dan
uang hasil penjualan
i. Contoh Form Modal Kasir dan Modal
Uang Tukar
ii. Memindahkan amplop modal kasir
ke loker kasir yang berbeda (shift berikutnya), dengan catatan tidak boleh
dengan orang yang sama
iii. Mengunci kembali loker
masing-masing loker
b. Modal tukar
i. Contoh Form Modal Kasir dan Modal
Uang Tukar
ii. Melakukan perhitungan uang yang
ada di loker tukar (antara jumlah uang dengan jumlah yang seharusnya)
iii. Memeriksa buku modal tukar
(apakah serah terima antara
kasir ada tanda
tangannya)
iv. Jika uang yang ada dan buku
serah terima sudah cocok, langsung ditanda tangani oleh bagian Keuangan
v. Jika TIDAK cocok maka harus cross
check segera dala waktu 1x24 jam dengan kasir untuk mendapatkan penjelasan dan
pertanggungjawaban tertulis
vi. Mengkomposisikan modal tukar
seperti awal (dalam bentuk pecahan-pecahan)
vii. Jika uang pecahan ada dan
jumlah sudah sesuai ketentuan, maka segera memasukkan ke loker dan menguncinya
viii. Jika uang pecahan TIDAK ada,
delegasikan ke bagian Umum untuk menukar ke Bank Indonesia (BI) atau bank
lainnya
ix. Menyiapkan uang yang akan
disetor (dari masing-masing
kasir per-shift)
x. Memeriksa Slip Setoran dengan
Laporan Penjualan yang dibuat oleh kasir (Rekap Kasir per-shift dan Form
Setoran Kasir)
1. Disediakan contoh Form Slip
Setoran dan Pengambilan Bank
2. Jika ada selisih (dalam waktu
1x24 jam), maka bagian Keuangan harus menghubungi kasir yang bersangkutan untuk
mendapatkan penjelasan dan pertanggungjawaban tertulis
3. Jika TIDAK ada selisih, maka
segera melakukan setoran ke bank
5) Keuangan melakukan penggantian
atas pengeluaran-penguluaran kasir dengan Dana Kas Kecil, dan penggantian
tersebut disetorkan ke Bank dengan slip yang berbeda dengan slip penjualan
6) Memeriksa email
7) Melakukan in form asi pemesanan
catering
a. Memeriksa jadwal tugas di
tiap-tiap shift
b. Menghitung jumlah yang akan
dipesan
c. Mendelegasikan ke bagian Umum
untuk pemesanan dan penerimaan catering
8) Melakukan kegiatan operasional
keuangan harian apotek
a. Kas kecil ( petty cash
)
i. Menyediakan petty cash (besarnya
tergantung kebutuhan harian masing-masing outlet rata-rata per-bulan yang sudah
disetujui oleh direktur)
ii. Mengeluarkan biaya-biaya harian
iii. Mencatat secara tertib di Buku
Kas Harian dan entry ke komputer melalui penerimaan dan pengeluaran kas/bank
b. Kas Besar (Kas Bank)
i. Kas besar adalah khusus untuk
pengeluaran dengan biaya nominal di atas Rp. 500.000,- yang HARUS
sepengetahuan/perintah APA
ii. Membuat slip penarikan/ transfer
banking di bank
iii. Meminta tanda tangan/otorisasi
Direktur (PSA)
iv. Melakukan pembayaran untuk
setiap pengeluaran kas bank
c. Pembayaran Hutang Dagang
i. Menerima titipan faktur dari PBF
(Pedagang Besar Farmasi)
ii. Membuat rekap titip faktur
per-supplier dan retur pembelian
iii. Memeriksa ( cross check ) kartu
hutang yang dibuat accounting/program
iv. Memeriksa tanggal jatuh tempo
pembayaran
v. Melakukan pembayaran hutang
dagang
d. Melakukan pembayaran atas
pembelian (selain barang dagangan)
e. Memeriksa pembayaran/pencairan
transaksi penjualan card
i. Mencetak laporan mutasi bank
per-minggu
ii. Memeriksa pencairan transaksi
card
iii. Jika terdapat selisi antara
laporan penjualan card dengan pencairan di bank, maka segera cross check dengan
pihak bank
f. Mencetak Laporan Mutasi Harian
Kas Bank dari program
g. Menyerahkan Laporan Mutasi Harian
Kas Bank dan Rekening Koran ke bagian Accounting untuk dibuatkan
rekonsiliasi bank
h. Diperlukan kerjasama yang baik
untuk melakukan rekonsiliasi bank maupun pembuatan cash flow antara bagian
Keuangan dan Accounting
i. Melakukan penagihan piutang ke
pelanggan/instansi
j. Menerima pembayaran/pelunasan
piutang pelanggan
9) Memeriksa komposisi loker
tukar (tidak boleh ada nominal pecahan)
10) Memeriksa/memastikan semua
loker dalam keadaan terkunci
11) Memeriksa/memastikan semua
data sudah di simpan di almari (tidak boleh ada data yang tercecer dan
harus diletakkan ditempat yang seharusnya)
12) Membuat laporan penjualan
harian (omzet) ke Direktur (PSA) dan APA
13) Memeriksa email
a. Memastikan sudah me reply email
yang masuk
b. Memastikan sudah mengirim laporan
penjualn harian per-shift melalui email ke pemberi waralaba (FSOR)
14) Mengisi daftar hadir.
7. Bagian Gudang
1) Memeriksa secara acak stok barang
minimal 30 item, dengan menyesuaikan jumlah fisik dan
jumlah yang terdapat dalam kartu stok
a. 10 item dari obat resep yang
ditransaksikan pada hari sebelumnya
b. 10 item dari obat non-resep yang
ditransaksikan pada hari sebelumnya
c. 5 item dari obat resep yang tidak
ditransaksikan pada hari sebelumnya
d. 5 item dari produk dan obat
non-resep yang tidak ditransaksikan pada hari sebelumnya
e. Pengecekan ada tidaknya transaksi
pada hari sebelumnya bisa dilihat dari computer
f. Gunakan contoh Form Kartu Stok
Manual
2) Memeriksa obat narkotika dengan
cara menyesuaikan jumlah fisik, jumlah yang terdapat dalam Kartu Stok Manual,
serta jumlah yang terdapat dalam form serah terima narkotika
a. Lihat contoh Form Serah Terima
Narkotika
8. Bagian Akunting
1) Akunting bertugas melakukan
pembukuan keuangan dengan cermat.
2) Mengisi daftar hadir
a) Form presensi perorangan
b) Apabila terlambat, maka mengisi
Form Daftar Orang Terlambat/DOT
3) Mengenakan seragam, ID Card ,
memperhatikan penampilan (untuk wanita tak berjilbab dan berambut panjang
memakai hair net)
4) Memeriksa laporan penjualan
harian (3 shift)
a. Form Rekap Kasir per-shift
b. Mengambil uang dan laporan
penjualan (rekap kasir) dari loker masing-masing kasir
c. Melakukan cross check dengan uang
setoran kasir (pembayaran tunai) sekaligus dengan setoran bank. Pengeluaran
kasir harus dilampirkan voucher/bukti pengeluaran kas-kasir
i. Form Setoran Kasir
d. Melakukan cross check dengan
settlement mesin EDC (pembayaran card)
i. Contoh Struk Transaksi dan
Settlement Mesin EDC BCA
ii. Contoh Struk Transaksi dan
Settlement Mesin EDC Danamon
e. Melakukan cross check dengan
penjualan kredit (internal/ instansi/ pelanggan)
i. Contoh Struk Penjualan Kredit
ii. Memeriksa (cek) Voucher
Pelunasan Piutang dari pelanggan
5) Mengambil bukti-bukti dari bagian
Penjualan, Pembelian dan Keuangan
a. Faktur pembelian
b. Bukti retur pembelian
i. Disediakan contoh Form Bukti
Retur Pembelian
c. Bukti pembayaran hutang (kuitansi
pembayaran dan faktur lunas)
i. Disediakan contoh Form Bukti
Pembayaran Hutang
ii. Disediakan contoh Form Slip
Pengambilan Bank
d. Laporan penjualan (dilampiri
struk penjualan, struk dan settelement mesin EDC, bukti pengeluaran kasir, slip
setoran bank) yang sudah diverifikasi oleh bagian Keuangan
i. Form Laporan Rekap Kasir
per-shift
ii. Form Setoran Kasir
iii. Form Struk Transaksi dan
Settlement Mesin EDC BCA
iv. Form Struk Transaksi dan
Settlement Mesin EDC Danamon
v. Form Struk Penjualan Kredit
vi. Form Slip Setoran
e. Bukti Retur Penjualan
i. Disediakan contoh Form Bukti
Retur Penjualan
f. Bukti kas kecil (petty cash)
keluar dan masuk
i. Disediakan contoh Form Bukti Kas
Keluar dan Kas Masuk
g. Bukti kas besar (kas bank) keluar
dan masuk
i. Disediakan contoh Form Bukti Bank
Masuk dan Bank Keluar
h. Rekening Koran (mutasi
mingguan)/buku tabungan
6) Memriksa keabsahan bukti-bukti
dari bagian Penjualan, Pembelian dan
Keuangan
a. Otorisasi, berupa tanda tangan,
nama terang, tanggal dan cap
b. Kelengkapan bukti pendukung,
berupa nota-nota pengeluaran, kuitansi, struk penjualan, struk EDC
7) Mencetak (print) laporan jurnal
harian
8) Memeriksa (cek) jurnal dengan
bukti yang terlampir
a. Menyerahkan tanda (otorisasi)
pada bukti yang telah diinput
b. Menyerahkan tanda pada bukti yang
belum diinput
c. Melakukan cross check dengan
bagian-bagian lain (yang
bersangkutan), jika ada ketidaksesuaian data / bukti dengan jurnal
d. Melakukan koreksi jika ditemukan
kesalahan dan membuat Bukti Memorial (sepengetahuan dari pihak-pihak yang
bersangkutan)
i. Disediakan Form Bukti Memorial
9) Membuat jurnal dari bukti-bukti
pembelian, penjualan dan keuangan
10) Bukti Memorial dari
kesalahan/ketidakcocokkan yang ditemukan
11) Bukti Memorial dari :
a. Biaya dibayar dimuka (asuransi,
sewa, gedung)
b. Biaya penyusutan aktiva
i. Form Bukti Memorial
12) Membuat rekonsiliasi bank
i. Disediakan contoh Form Cash Flow
13) Membuat cash flow (arus kas)
a. Membuat rekap berdasarkan umur
piutang dan per customer
b. Menyerahkan rekap tersebut ke
bagian Keuangan untuk dilakukan penagihan sebelum
jatuh tempo
14) Membuat analisa umur hutang
a. Membuat rekap berdasarkan umur
hutang dan per supplier
b. Menyerahkan ke bagian Keuangan
untuk dilakukan pembayaran
sebelum jatuh tempo
15) Memeriksa (checking) kelengkapan
data yang masuk ke buku pembantu,
meliputi :
a. Kartu hutang dagang
i. Disediakan Form Kartu Hutang
Dagang
b. Kartu hutang konsinyasi
i. Dilakukan oleh AA-PB, accounting
hanya melakukan checking
ii. Form at Form Kartu Hutang
Konsinyasi sama dengan Kartu Hutang Dagang
iii. Disediakan Flow Konsinyasi
c. Kartu piutang dagang
i. Disediakan contoh Form Kartu
Piutang Dagang
d. Kartu persediaan/stok
i. Dilakukan AA, accounting hanya
melakukan checking
ii. Form at Form Kartu Stok Manual
sama dengan Kartu Persediaan/Stok
e. Buku inventaris aktiva dan
penyusutannya
i. Disediakan Form Buku Inventaris
dan Penyusutan
16) Posting ke buku besar
a. Memeriksa apakah semua transaksi
sudah dijurnal dengan benar?
i. Jika YA, segera melanjutkan ke
proses berikutnya
ii. Jika TIDAK, segera cek mundur ke
bukti transaksi dan melakukan koreksi
b. Memeriksa apakah saldo jurnal
dengan buku pembantu/rekening koran sudah ocok?
i. Jika cocok, maka segera
melanjutkan posting ke buku besar
ii. Jika TIDAK cocok, maka cross
check antara jurnal dengan buku pembantu (beserta saldonya), dan segera
melakukan koreksi
c. Melakukan posting ke buku besar
d. Membuat neraca lajur/cek trial
balance di program
i. Memeriksa apakah neraca lajur
sudah ssesuai dengan buku besar?
ii. Jika YA, maka segera melanjutkan
ke proses berikutnya
iii. Jika TIDAK, maka cross check
pemindahanbukuan dari buku besar ke neraca lajur
e. Memeriksa saldo akhir dari neraca
lajur masing-masing account
dengan buku
pembantu/rekening koran/kas ditangan
17) Membuat Laporan Keuangan rangkap
4 (untuk FSOR, PSA, APA, arsip accounting )
a. Memeriksa saldo dengan trial
balance /neraca lajur
b. Membuat perincian sebagai
lampiran dari Laporan Keuangan, meliputi :
i. Hutang dagang
ii. Hutang konsinyasi
iii. Hutang giro
iv. Piutang dagang
v. Piutang giro
vi. Piutang karyawan
vii. Persediaan barang dagangan
viii. Persediaan barang konsinyasi
ix. Aktiva Tetap dan penyusutannya
c. Memeriksa form at dan penulisan
di laporan keuangan.
d. Menjilid menjadi 1 bendel laporan
keuangan
18) Memeriksa dan memastikan
komputer sudah mati
19) Merapihkan semua berkas/data dan
menyimpannya di dalam almari
20) Memeriksan dan memastikan almari
data sudah terkunci
21) Mengisi daftar hadir.
9. Kasir
1) Kasir bertugas menangani
pembayaran dan memasukkan transaksi ke cash register
2) Mengisi daftar hadir (manual)
a) Form presensi perorangan
b) Apabila terlambat, maka mengisi
Form Daftar Orang Terlambat/DOT
3) Mengenakan seragam, ID Card ,
memperhatikan penampilan (untuk wanita tak berjilbab dan berambut panjang
memakai hair net)
4) Menghitung modal awal kasir dan
menukar ke loker (disaksikan oleh salah 1 AA dan mengisi form )
a. Form Serah Terima Modal Kasir
5) Melakukan serah terima dengan
shift sebelumnya
a. Serah terima uang di loker
b. Serah terima Communication Log
Book
i. Form Communication Log Book
Keuangan-Kasir
6) Menyiapkan alat tulis,
kalkulator, nota manual, kertas roll printer , kertas roll EDC, dan pita
printer
7) Melakukan login dan password pada
setiap pergantian shift
8) Selalu senyum sambil mengarahkan
pandangan kepada pelanggan
9) Mengucapkan dengan jelas jumlah
yang harus dibayar
10) Menerima pembayaran dengan 2
tangan sambil tersenyum
11) Mengucapkan dengan jelas jumlah
uang yang diterima
12) Melanjutkan proses ke cash
register
a. Pedoman Penggunaan Cash Register
13) Menyiapkan uang kembalian
a. Dengan 2 tangan, kasir
menyerahkan uang kembalian dan struk penjualan, sambil tersenyum dan
mengucapkan dengan jelas jumlah uang kembaliannya 100
14) Menyerahkan barang kepada
pelanggan
a. Khusus untuk alat kesehatan dan
obat bebas (OTC) kasir dapat menyerahkan barang
b. Selain alat kesehatan dan obat
bebas (OTC), yang menyerahkan barang kepada pelanggan adalah APA, APP atau AA
15) Menyerahkan barang kepada
pelanggan
a. Penjualan tanpa struk/nota manual
(dengan tanda tangan dan cap K24)
b. Struk/nota manual “di steples ”
bersamaan dengan kantong plastik
obat atau kantong etiket
c. Ada serah terima nota manual dari
kasir 1 ke kasir di shift berikutnya, yang ada tanda otorisasi dari supervisor
16) Flow Chart Penjualan Tunai/ Card
a. Kasir meminta AA untuk memeriksa
kondisi barang
b. Bila AA menyatakan OK, isi form ulir
retur
i. Form Bukti Retur Penjualan
c. Masukkan proses retur ke dalam
cash register 101
d. Mengusahakan pelanggan untuk
membeli produk pengganti, lalu
melakukan transaksi penjualan seperti biasa
e. Melakukan settlement Mesin EDC
i. Flow Chart Settlement Mesin EDC
17) Mencetak laporan penjualan
per-shift
a. Form Laporan Penjualan per-Shift
18) Mengambil uang tunai dari cash
register dan segera dipisahkan menurut
uang modal kasir dan hasil penjualan
tunai
a. Form
Setoran Kasir
2.4 Proses Bisnis
2.4.1 Prosedur Pembelian
Untuk melakukan pembelian, dilakukan
dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut untuk memilih supplier :
1) Minimal stok/kebutuhan : ada obat
yang disebut fast moving (paling sering dibeli orang) dengan minimal pembelian
2pcs dan jumlah maksimal biasanya disesuaikan dengan jumlah kebutuhan, biasanya
dengan jumlah maximal 6pcs.
2) Supplier : syarat pemilihan
supplier yang menentukan adalah PSA (Pemilik Sarana Apotek). Syarat-syarat
supplier yang dilihat adalah sebagai berikut:
a) Nomor NPWP supplier
b) Nama perusahaan supplier jelas
c) Barang di ditawarkan jelas
d) Nama perusahaan supplier
terdaftar di departemet kesehatan.
3) Harga : harga biasa disebut
dengan HNA (harga dasar), apotek memilih supplier dengan harga yang murah.
Barang-barang tertentu dapat potongan harga.
Penentuan harga jual obat pada
apotek ada 2 jenis:
a) Barang OTC : obat bebas dan bebas
terbatas dengan margin12,5%
perhitungannya
→ HNA x PPn x Margin (12,5%)
b) Barang Etichal : obat keras dan
resep dokter dengan margin 19%
perhitungannya
→ HNA x PPn x Margin (19%)
4) Dokumentasi : surat-surat yang
digunakan dalam proses bisnis
5) Pelaporan : pencatatan transaksi
yang dilakukan
6) Pembayaran : sistem pembayaran
pembelian obat kepada supplier biasanya dengan tempo 21 hari ada juga dengan
tempo 30 hari setelah dilakukan tukar faktur.
2.4.2 Proses Bisnis Pembelian
·
Prosedur pembelian obat :
Bagian gudang terlebih dahulu
memeriksa jumlah stok barang dan kemudian mencatat ke dalam buku defecta
regular (buku barang habis). Berdasarkan buku tersebut bagian gudang akan
membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) yang akan diberikan kepada
Bagian Pembelian.
Ketika Bagian Pembelian menerima
Surat Permintaan Pembelian, maka Bagian Pembelian akan membuat Purchase Order
(PO) yang berisikan daftar pesanan obat dan nama supplier yang dipilih.
Purchase Order (PO) yang sudah di-input datanya kemudian dicetak 2 rangkap yang
didistibusikan kepada :
1. Rangkap ke-1 diberikan kepada
supplier
2. Rangkap ke-2 disimpan untuk arsip
Setiap bulannya, Bagian Pembelian
akan membuat Laporan Pembelian Barang yang dibuat berdasrkan Purchase order.
·
Prosedur Pencatatan Barang Masuk
Dimulai ketika bagian gudang
menerima barang dan faktur (copy) dari supplier dan bagian gudang memeriksa
kesesuaian barang berdasarkan:
1. Barang yang tercatat di faktur
dan purchase order (PO) yang tertulis sebelumnya.
2. Apakah expired date (tanggal
kadaluarsa) dan nomor batch pada kemasan.
Setelah semua pemeriksaan dan
pencatatan selesai, bagian gudang menyimpan barang ke gudang dan mencatat ke
dalam form penerimaan barang.
·
Prosedur Pencatatan Barang Keluar
Dimulai ketika kasir memberikan
resepdokter kepada assiten apoteker pembelian. Setelah menerima resep dokter
assiten apoteker pembelian akan memeriksa stok barang yang diminta apakah
tersedia atau tidak. Jika barang tersedia di rak obat assiten apoteker
pembelian, langsung meracik obat sesuai resep dokter.
Jika barang yang diminta tidak
tersedia, assiten apoteker
pembelian akan meminta barang kepada
bagian gudang dan bagian gudang akan mencatat nama obat, jenis obat dan jumlah
barang yang diminta oleh Asisten Apoteker Pembelian ke dalam Form Pengeluaran
Barang Keluar. Kemudian setiap bulannya bagian gudang akan membuat
Laporan Persediaan Barang berdasarkan form penerimaan barang dan form barang
keluar.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar